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Excel Basics for Jobs 2025 (India)

यह गाइड 12वीं पास/शुरुआती उम्मीदवारों को जॉब-रेडी बनाने पर केंद्रित है—डेटा एंट्री से रिपोर्टिंग तक।

क्यों Excel आवश्यक है?

• डेटा एंट्री/बैक ऑफिस: साफ-सुथरी शीट, फॉर्मूला जाँच, डुप्लीकेट हटाना।
• अकाउंट/स्टोर/लॉजिस्टिक्स: GST-रेडी इनवॉइस, स्टॉक बैलेंस, डिलीवरी ट्रैकिंग।
• रिपोर्टिंग: पिवट टेबल/चार्ट के साथ साप्ताहिक/मासिक रिपोर्ट।

20 शॉर्टकट जिन्हें रोज़ यूज़ करें

क्रिया	Windows	Mac
कॉपी/पेस्ट	Ctrl+C / Ctrl+V	Cmd+C / Cmd+V
ऑटो-सम	Alt+=	Cmd+Shift+T
फिल्टर	Ctrl+Shift+L	Cmd+Shift+F
टेबल बनाना	Ctrl+T	Cmd+T
फाइंड/रिप्लेस	Ctrl+F / Ctrl+H	Cmd+F / Cmd+H

शुरुआती-मित्र फ़ंक्शन्स

• SUM, AVERAGE, MIN, MAX — बेसिक गणना
• COUNT, COUNTA, COUNTIF — एंट्री/शर्त गिनती
• IF, IFS — नियम आधारित आउटपुट
• VLOOKUP/XLOOKUP — कोड से नाम/रेट ढूँढना
• TEXT — दिनांक/₹ फ़ॉर्मेटिंग (TEXT(A1,"dd-mm-yyyy"))
• CONCAT — नाम+शहर जोड़ना
• TRIM, PROPER, UPPER — क्लीन नामकरण

डेटा क्लीनिंग (भारत-उदाहरण)

1. डुप्लीकेट हटाएँ: Data → Remove Duplicates
2. पिनकोड, मोबाइल नंबर के लेफ्ट-पैडिंग: TEXT(A2,"000000")
3. GSTIN/Invoice IDs में स्पेस हटाएँ: SUBSTITUTE(A2," ","")
4. तिथियाँ एक फ़ॉर्मेट में: DATEVALUE + कस्टम फॉर्मेट dd-mm-yyyy

GST-रेडी इनवॉइस (बेसिक ढांचा)

• हेडर: बिज़नेस नाम, GSTIN, Invoice No., Date
• आइटम टेबल: HSN/SAC, Qty, Rate, Taxable Value
• टैक्स: CGST/SGST/IGST कॉलम; Totals
• फ़ॉर्मूला: लाइन-टोटल = Qty*Rate; टैक्स = Taxable*Rate%

चार्ट/पिवट से रिपोर्टिंग

टेबल को पिवट में बदलें → Rows: Product, Values: Sum of Qty/Amount → Column Chart लगाएँ।

साप्ताहिक रिपोर्ट: Date को Group by Week, Total Amount/Orders दिखाएँ।

केस स्टडी: लॉजिस्टिक्स

• Columns: AWB, From, To, Carrier, Cost, Delivered (Y/N), Date
• KPIs: On-time %, Avg Cost/parcel, Pending count
• फ़ॉर्मूला: OnTime% = Delivered_OnTime / Total; कंडीशनल फॉर्मेटिंग से लेट शिपमेंट हाईलाइट।

डेटा सुरक्षा

• Sheet/Range Protect करें (पासवर्ड), केवल आवश्यक कॉलम editable रखें।
• बैकअप: OneDrive/Drive पर वर्शनिंग सक्षम।

इंटरव्यू-रेडी प्रश्न

• VLOOKUP vs XLOOKUP अंतर और उदाहरण
• पिवट-टेबल से टॉप-5 प्रोडक्ट निकालना
• डुप्लीकेट हटाते समय किन जोखिमों से बचेंगे?

Typing Guide • 12वीं पास Resume

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